Засвідчення підпису директора у нотаріуса

Навіщо засвідчувати підпис директора у нотаріуса

Засвідчення підпису директора у нотаріуса не є обов’язковою умовою для всіх корпоративних змін у Товаристві з обмеженою відповідальністю: зміни керівника, учасників, адреси чи редакції статуту оформлюють за різними правилами. Необхідність нотаріального засвідчення підпису залежить від документа, типу реєстраційної дії й способу подання за ст. 17 Закону № 755-IV. Цей порядок визначає Закон України № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань», а корпоративні відносини в ТОВ регулює Закон України № 2275-VIII «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю».

Тому засвідчення підпису варто узгодити заздалегідь: для частини документів воно потрібне, для інших достатньо правильно підготовленого пакета й подання у встановленому порядку.

Рішення засновника ТОВ з одним учасником

Якщо учасник у товариства один, замість протоколу складається рішення засновника. Це самостійний документ, який фіксує волю єдиного власника: призначення чи звільнення директора, затвердження нової редакції статуту, зміну адреси. Форму закон не диктує, але зміст має бути однозначним: хто призначається, з якої дати, які повноваження.

Підпис на рішенні засновник ставить особисто в присутності нотаріуса. Заздалегідь підписаний документ нотаріус не засвідчить: посвідчується саме факт підписання в його присутності, а не «заднім числом».

Вимоги до оформлення протоколу та рішення

Нотаріус перевіряє документ до того, як поставить посвідчувальний напис. За вимогами до документів, що подаються для вчинення нотаріальних дій (роз’яснення Міністерства юстиції, перевірено 13.09.2026), нотаріуси не приймають документи з підчистками, дописками, незастереженими виправленнями, написані олівцем або пошкоджені. Виправлення допустимі лише якщо вони застережені підписом посадової особи та печаткою.

Документи на двох і більше аркушах з’єднуються так, щоб унеможливити роз’єднання, із зазначенням кількості прошитих і пронумерованих аркушів, підписом і печаткою нотаріуса (вимоги до документів для нотаріальних дій, Мін’юст, перевірено 13.09.2026). Тому не прошивайте протокол самостійно: це зробить нотаріус на власному нотаріальному бланку.

Головна помилка, яка призводить до відмови: попереднє підписання протоколу до візиту. Підпис ставиться лише в кабінеті нотаріуса, інакше документ доведеться готувати заново.

Документи для нотаріального засвідчення підпису

Пакет залежить від того, хто підписує документ і в якому статусі. Базовий перелік для фізосіб-засновників:

• паспорт та ІПН учасників і директора (оригінали);
• статут юридичної особи в чинній редакції;
• витяг з ЄДР для підтвердження складу учасників;
• наказ про призначення директора (для підтвердження повноважень чинного керівника);
• чистий текст рішення або протоколу без підписів.

Якщо учасником є юридична особа, додатково потрібен документ, що підтверджує повноваження її представника. Для іноземних учасників документи підлягають легалізації (апостилю) та подаються з нотаріально засвідченим перекладом українською, це загальна вимога до іноземних документів в українському нотаріальному провадженні.

Окреме правило діє для молодих підприємців: особі від 16 років для державної реєстрації ФОП потрібна нотаріально засвідчена письмова згода батьків або піклувальника (портал Дія, перевірено 13.09.2026). Тобто нотаріальне засвідчення стосується не лише корпоративних документів, а й самих повноважень підписанта.

Документи для зміни директора

Для реєстрації зміни керівника державному реєстратору подається окремий пакет. Згідно з інформацією порталу Дія (перевірено 11.09.2026), до нього входять:

• заява про державну реєстрацію змін;
• нотаріально засвідчена копія рішення уповноваженого органу;
• документ про сплату адміністративного збору;
• установчий документ у новій редакції, якщо змінюється і він;
• структура власності.

Якщо зміна директора супроводжується виходом учасника зі складу ТОВ, пакет розширюється: заява про державну реєстрацію змін, квитанція про сплату адмінзбору та нотаріально засвідчена заява про вихід (роз’яснення Міністерства юстиції, перевірено 11.09.2026). Нотаріус може оформити всі ці документи в один візит.

Засвідчення підписів на протоколі загальних зборів

Протокол загальних зборів складається, коли учасників кілька: зміна директора, вихід учасника з ТОВ, збільшення статутного капіталу, обрання ревізійної комісії. Порядок підписання протоколу та необхідність засвідчення підписів визначають закон і статут для відповідного рішення; не кожен голос учасника вимагає окремого нотаріального посвідчення.

Якщо учасник не може прийти особисто, а його підпис на документі потребує засвідчення, це можна зробити окремо: у будь-якого іншого нотаріуса заздалегідь або через нотаріальну довіреність на представника. Другий варіант швидший, але має ризик: реєстратор ретельно перевіряє обсяг повноважень за довіреністю, і якщо питання виходить за її межі, у реєстрації відмовлять.

Процедура нотаріального засвідчення підписів

Процедура передбачувана і займає один візит, якщо документи підготовлені правильно. Нотаріус встановлює особу кожного підписанта за паспортом, перевіряє дієздатність і повноваження, переконується, що текст відповідає волі учасників, після чого підписи ставляться в його присутності та вчиняється посвідчувальний напис.

Реєстрація змін у ЄДР державним реєстратором

Після засвідчення підписів документи потрапляють до державного реєстратора. Тут є два сценарії, і від вибору залежить термін:

Сценарій	Хто подає заяву	Орієнтовний термін реєстрації
Нотаріус із статусом реєстратора	Нотаріус одразу після засвідчення	до 24 годин після надходження документів
Самостійне подання	Заявник через ЦНАП або онлайн	до 24 годин після надходження документів

Стандартний строк розгляду документів становить 24 години після надходження, без вихідних і святкових днів. Нотаріуси, які мають доступ до ЄДР, часто реєструють швидше, бо подають заяву в день засвідчення. Уточнюйте цю опцію до візиту: не кожен нотаріус подає заяви самостійно.

Присутність учасників і виїзд нотаріуса

Особа, чий підпис засвідчується, присутня особисто: це вимога закону, обійти її через «підписані заздалегідь» документи неможливо. Якщо зібрати всіх учасників в одному місці складно, є два рішення: засвідчення підписів кожного окремо у зручний час або виїзд нотаріуса за адресою, яку ви вкажете. Виїзд зручний для компаній з кількома іноземними учасниками або коли збори проводяться в офісі.

Якщо учасник не може з’явитися особисто і навіть на підписання, документи від його імені подаються через представника: письмова заява або нотаріально засвідчене доручення, за яким довірена особа діє в межах визначених повноважень. Такий порядок підтверджує і практика адміністративних послуг, де інформація видається особисто або через довірену особу з нотаріально засвідченим дорученням (роз’яснення Львівської ОВА, перевірено 11.09.2026).

Зміни до законодавства про державну реєстрацію

Правила державної реєстрації періодично оновлюються, і вимоги до форм заяв та складу документів змінюються. Тому перед візитом варто перевірити актуальний порядок на порталі Дія або на сайті Міністерства юстиції, а не орієнтуватися на старі інструкції з інтернету. Нотаріус на консультації також підкаже, чи змінилися вимоги до конкретної процедури.

Сценарій: засновник не може бути присутнім

Ситуація: ТОВ має двох учасників, один з яких постійно за кордоном. Потрібно змінити директора.

Кроки: учасник, що перебуває за кордоном, звертається до консульської установи України або місцевого нотаріуса для засвідчення свого підпису на рішенні чи довіреності; іноземний документ легалізується (апостиль) та перекладається з нотаріальним засвідченням перекладу; другий учасник підписує документ у нотаріуса в Україні; заява подається до ЄДР.

Результат: зміна директора реєструється в загальному порядку, але плануйте додатковий час на легалізацію та переклад, саме ці етапи найчастіше затягують процес.

Наслідки несвоєчасної реєстрації змін

Якщо зміну директора не внесено до ЄДР вчасно, у реєстрі залишається попередній керівник. Це тягне адміністративну відповідальність за ст. 166 КУпАП за подання недостовірних відомостей, а на практиці створює серйозніші проблеми: банк блокує операції за розбіжностями в документах, контрагенти сумніваються в повноваженнях підписанта, а колишній директор формально може вчиняти дії від імені товариства. Реєструйте зміни одразу після засвідчення підписів.

Де ще потрібні нотаріально засвідчені документи

Нотаріальне засвідчення виходить за межі корпоративних процедур. Для супроводу родичів з інвалідністю при перетинанні кордону потрібні документи, що підтверджують родинні зв’язки та інвалідність, зокрема їх нотаріально засвідчені копії (постанова КМУ № 57 від 01.02.1995, перевірено 13.09.2026). Такі копії засвідчуються в того самого нотаріуса, тому корпоративні та особисті нотаріальні дії зручно планувати разом.

Що впливає на вартість послуги

Підсумкова ціна складається з кількох частин, тому різні пропозиції на ринку відрізняються в рази:

• нотаріальний тариф за засвідчення справжності підпису;
• вартість нотаріального бланка та прошивання багатоаркушних документів;
• правові послуги: підготовка тексту рішення чи протоколу, перевірка статуту;
• подання до ЄДР, якщо його виконує нотаріус;
• адміністративний збір за державну реєстрацію змін.

Чим більше учасників і чим складніший пакет документів (іноземні учасники, юрособи в складі), тим більше роботи у нотаріуса і тим вища підсумкова сума. Точну вартість за вашою ситуацією краще уточнити до візиту, надіславши на попередній перегляд статут і склад учасників.

Пов’язані матеріали

• Нова редакція статуту
• Зміна директора ТОВ