Документи для зміни директора ТОВ: повний перелік

Щоб змінити директора ТОВ без відмови реєстратора, доведеться пройти чотири контури: рішення власників, кадрове оформлення, державну реєстрацію та повідомлення податкової й банку. Нижче розібрано кожен документ: хто його готує, хто підписує і в який строк подає. Наприкінці є зведена таблиця та розбір сценаріїв, які найчастіше провалюються.

Рішення про звільнення та призначення директора

Перший документ процедури: рішення власників про припинення повноважень чинного керівника та призначення нового. Якщо учасників кілька, його оформлюють протоколом загальних зборів, якщо один: рішенням єдиного учасника. Без цього документа наступні кроки неможливі, бо і накази, і реєстраційна заява посилаються на дату та зміст рішення. У рішенні фіксують дату, з якої новий директор вступає на посаду, і особу, відповідальну за подання документів реєстратору.

Протокол загальних зборів учасників

Протокол загальних зборів учасників є головним документом для ТОВ із кількома власниками. Що вказувати в протоколі про зміну генерального директора: дату й місце зборів, перелік присутніх, порядок денний, результати голосування, прізвище, ім’я, по батькові та РНОКПП нового керівника, дату вступу на посаду. Протокол підписують голова і секретар зборів. Скільки голосів потрібно для зміни директора: за загальним правилом достатньо простої більшості присутніх, але статут може вимагати більшої частки, тому його перевіряють до зборів, а не після.

Нотаріальне посвідчення протоколу чи рішення

Реєстратор прийме документи лише тоді, коли справжність підписів учасників на рішенні посвідчена нотаріально. Нотаріус перевіряє повноваження учасників, статут і належність часток. Альтернатива: підписати реєстраційну заяву безпосередньо в нотаріуса, тоді окреме посвідчення протоколу не знадобиться. Заявником може виступити новий директор або учасник, уповноважений рішенням.

Накази про звільнення та призначення

Паралельно з реєстрацією оформлюють кадрові документи. Наказ про звільнення директора видавці зобов’язані видати в день припинення повноважень: за ст. 47 КЗпП працівника ознайомлюють із наказом, а розрахунок і трудову книжку видають у день звільнення (ст. 116 КЗпП). Наказ про прийняття на роботу директора видують від імені власника, він же підписує трудовий контракт з директором у письмовій формі. Дати наказів мають логічно випливати з дати рішення власників, про що нижче окремий розбір.

Державна реєстрація зміни директора

Зміна відомостей про керівника підлягає державній реєстрації згідно із Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань». Відомості вносять до Єдиного державного реєстру, і до моменту реєстрації старий керівник формально залишається в реєстрі. Тому банк, контрагенти та контролюючі органи орієнтуються на виписку з Єдиного державного реєстру, а не на внутрішні накази товариства.

Документи для державного реєстратора

За переліком з офіційного гайду порталу Дія (перевірено 11.09.2026) для реєстрації змін до відомостей про юридичну особу подають такий пакет:

1. Заяву про державну реєстрацію змін (форма 2).
2. Нотаріально засвідчену копію рішення уповноваженого органу: протокол зборів або рішення єдиного учасника.
3. Документ про сплату адміністративного збору.
4. Установчий документ у новій редакції, якщо зміни зачіпають статут.
5. Структуру власності, якщо вона змінюється.

Оригінал рішення чи протоколу пред’являють для огляду під час подання.

Строки державної реєстрації змін

Реєстратор вносить відомості протягом 24 годин з моменту надходження документів: на практиці це наступний робочий день. Строк однаковий і для подання через нотаріуса, і для самостійного подання. Після реєстрації варто одразу отримати свіжу виписку з Єдиного державного реєстру: без неї банк не переоформить картку підписів.

Зміна директора без присутності учасників

Якщо учасники в різних містах або за кордоном, збори проводять онлайн чи за нотаріально посвідченими довіреностями. Це стосується і учасників, які перебувають на територіях бойових дій: їх перелік затверджує Мінрозвитку громад та територій (наказ від 19.08.2025 № 1275 зі змінами, внесеними наказом від 29.08.2025 № 1323, перевірено 13.09.2026), і для таких людей віддалені варіанти часто єдині. Кожен учасник може засвідчити підпис у нотаріуса окремо і передати документ поштою або кур’єром. Ще один шлях: підписання реєстраційної заяви кваліфікованим електронним підписом (КЕП) і подання через Дію. Довіреність на проведення реєстраційних дій потрібна, якщо документи подає не заявник особисто.

Скликання загальних зборів учасників

Загальні засади діяльності ТОВ і компетенцію вищого органу визначає Цивільний кодекс України, а деталізує статут. Про збори учасників повідомляють завчасно: строк і форму повідомлення визначає статут (зазвичай рекомендований лист або електронна пошта, якщо статут це допускає). У повідомленні вказують дату, час, місце і порядок денний із питанням про зміну керівника. Якщо хтось не з’явився, збори правомочні за умови представлення достатньої частки голосів, і цю межу також фіксують у статуті. Порушення порядку скликання: типова підстава для оскарження протоколу, тому повідомлення зберігають разом із квитанціями.

Реєстраційна заява за формою 2

Заява про державну реєстрацію змін (форма 2): єдиний документ, яким реєстратору повідомляють про нового керівника. У ній заповнюють розділ про зміни відомостей щодо посадових осіб: ПІБ, РНОКПП, дату призначення. Заяву підписує заявник, нотаріус засвідчує справжність підпису, або заявник підписує її власним КЕП. Помилки в РНОКПП чи датах: найчастіша причина, через яку реєстратор залишає документи без розгляду.

Повідомлення податкової за формою 1-ОПП

Про зміну керівника повідомляють контролюючий орган за формою №1-ОПП. Згідно з п. 66.4 Податкового кодексу України таке повідомлення подають протягом 10 календарних днів після змін. Форму відправляють через електронний кабінет платника або подають до податкової за адресою реєстрації товариства. Новому директору це ще й нагода оновити власний КЕП для підписання звітності.

Підстави та сценарії зміни директора

Найпоширеніші сценарії: закінчення строку трудового контракту, власне бажання керівника, рішення власників, переведення на іншу посаду. Набір документів в усіх випадках однаковий: рішення учасників, накази, форма 2, форма №1-ОПП. Різниця лише в ініціаторі: якщо директор звільняється сам, він попереджає власників завчасно, а збори мають розглянути його заяву. Окремий складний сценарій, коли нового керівника не призначено, розібраний наприкінці статті.

Зведена таблиця: документ, адресат, підписант, строк

Документ	Куди подається	Хто підписує	Строк
Протокол зборів або рішення єдиного учасника	залишається у справах ТОВ, копія: нотаріусу і реєстратору	учасники	до подання форми 2
Наказ про звільнення та наказ про прийняття	кадрові справи ТОВ	власник або уповноважений орган	дата зміни керівника
Заява за формою 2	державний реєстратор: ЦНАП, нотаріус, Дія	заявник (новий директор чи уповноважена особа)	одразу після рішення
Форма №1-ОПП	податкова або електронний кабінет платника	новий директор	10 календарних днів
Картка зі зразками підписів	банк	новий директор	після отримання виписки з ЄДР
Довіреність на проведення реєстраційних дій	нотаріус або реєстратор	учасник	за потреби

Типова помилка з датами

Ситуація: наказ про звільнення датований 3 березня, а протокол зборів: 10 березня. Формально наказ виданий раніше, ніж власники ухвалили рішення, на якому він ґрунтується. Реєстратор може не помітити розбіжність, але банк і податкова під час перевірки картки підписів чи звітності бачать конфлікт дат, і новий КЕП починає «сперечатися» з документами. Кроки виправлення: перевірити хронологію (рішення, потім наказ про звільнення датою припинення, потім наказ про прийняття, потім форма 2) і за потреби перевидати накази правильними датами. Результат: усі документи сходяться, жодних запитань від банку.

ТОВ з одним учасником

У товаристві з одним учасником протокол не складають: достатньо рішення єдиного учасника, яке він підписує самостійно. Трудовий контракт від імені товариства підписує той самий учасник: він діє як власник, а не як керівник, тому підпис «сам із собою» тут коректний. Нотаріус посвідчує підпис єдиного учасника на рішенні або на формі 2. Решта процедури нічим не відрізняється: накази, реєстрація, форма №1-ОПП, банк.

Заміна КЕП нового директора

Після реєстрації новий директор отримує власний КЕП в акредитованому центрі сертифікації ключів (АЦСК). Старий сертифікат чинного директора анулюють: для цього подають заяву про анулювання до того АЦСК, який його видав. Далі переоформлюють доступи: вхід до електронного кабінету платника за новим підписом, нова картка зі зразками підписів у банку-клієнті, оновлення ключів у сервісах електронного документообігу. Поки старий КЕП не анульований, колишній керівник формально може підписувати документи від імені товариства, і це ризик, який не варто відкладати.

Нотаріус чи самостійно: порівняння двох шляхів

Критерій	Через нотаріуса	Самостійно (ЦНАП або Дія)
Хто готує і подає	нотаріус перевіряє документи і передає їх реєстратору	заявник подає сам
Посвідчення підписів	засвідчує нотаріус під час подання	окреме посвідчення у нотаріуса або підписання КЕП
Вартість	адмінзбір 910 грн плюс нотаріальний тариф	адмінзбір 910 грн
Строк реєстрації	24 години	24 години
Зусилля замовника	мінімум дій	більше кроків, але дешевше

Нотаріальний тариф закон не фіксує: кожен нотаріус визначає його сам, тому ціну уточнюють до візиту.

Якщо директор звільняється сам, а нового не призначено

Ситуація: директор подав заяву про звільнення, збори її не розглянули, кандидатури наступника немає. Кроки: зафіксувати направлення заяви учасникам (рекомендований лист з описом вкладення або електронний лист, якщо статут допускає), скликати збори з питанням про припинення повноважень, а якщо збори знову не відбулися: колишній керівник сам подає реєстратору форму 2 про припинення своїх повноважень. Заявником у цьому випадку виступає сам керівник, повноваження якого припиняються; підпис посвідчує нотаріус або заявник підписує заяву КЕП. Результат: у Єдиному державному реєстрі з’являється відомість про припинення повноважень, і товариство залишається без керівника до призначення нового. Для банку це сигнал заблокувати операції за карткою старого підпису, тому учасникам вигідно не затягувати з призначенням наступника.

Пов’язані матеріали

• Зміна директора через нотаріуса