Довіреність на представництво в ДПС від ТОВ

Повноваження особи, яка подає документи від імені ТОВ, мають бути належно підтверджені у формі, прийнятній для відповідної процедури ДПС, включно з електронним уповноваженням, коли воно передбачене. Це стосується випадків, коли звітність або документи до податкової подає не керівник, а бухгалтер, юрист чи інша уповноважена особа.

Хто представляє компанію без довіреності

Від імені товариства в податкових відносинах без довіреності діє лише його керівник. Це випливає з п. 10 ст. 39 Закону про ТОВ: глава колегіального виконавчого органу або особа, що очолює виконавчий орган, діє від імені товариства в межах, установлених статутом. Для акціонерних товариств аналогічне правило містить п. 5 ст. 59 Закону про АТ.

Керівнику достатньо пред’явити паспорт і підтвердити повноваження. Інші особи, включно з головним бухгалтером і заступниками директора, діють на підставі належно підтверджених повноважень, зокрема довіреності або електронного уповноваження, коли воно передбачене.

Хто подає документи	Який документ потрібен
Директор (керівник ТОВ)	Довіреність не потрібна: паспорт, наказ про призначення, витяг з ЄДР
Головний бухгалтер	Довіреність від імені товариства
Інший працівник (менеджер, кадрівник)	Довіреність від імені товариства
Стороння фізична особа	Довіреність від імені товариства, зазвичай з чітким переліком повноважень

Розмежування просте: чим менше посада пов’язана зі статутними повноваженнями, тим конкретніше слід формулювати перелік дій у довіреності.

Що таке довіреність у податкову і коли вона потрібна

Довіреність у податкову, це письмове уповноваження, за яким товариство передає представнику право вчиняти юридичні дії у відносинах з органами ДПС. Правова основа, це ст. 244 ЦК України: довіреність на вчинення правочину може бути надана довірителем безпосередньо третій особі. Весь інститут представництва врегульований статтями 244–250 ЦКУ.

Типові ситуації, коли без довіреності не обійтися:

• подання декларацій, розрахунків та уточнюючих коригувань;
• отримання податкової звітності з відміткою про прийняття;
• підписання й отримання актів перевірок, довідок, податкових вимог і рішень;
• подання пояснень і запитів на отримання індивідуальних податкових консультацій;
• отримання засобів електронного підпису або реєстрація їх за представника.

При цьому ст. 238 Цивільного кодексу України встановлює межу: представник не може вчиняти правочин, який за своїм характером може бути вчинений лише особисто довірителем. Тому повноваження особистого характеру в довіреність для податкової не включають.

Сторони довіреності: довіритель і представник

У документі завжди дві сторони. Довіритель — це товариство. Від імені юридичної особи довіреність видає її орган або інша особа, уповноважена установчими документами. Фіксують найменування ТОВ, код ЄДРПОУ, місцезнаходження, посаду та дані підписанта. Представник (повірений), це фізична особа, якій передаються повноваження: ПІБ, дата народження, місце проживання, паспорт і РНОКПП.

Третя особа в цій схемі, це податковий орган. Саме перед ним повірений пред’являє документ, і саме його вимоги до змісту варто враховувати при складанні тексту.

Документи для оформлення довіреності

Щоб нотаріус склав і засвідчив документ від імені юрособи, підготуйте два пакети. Дані з них переноситимуться у текст дослівно, тому розбіжностей бути не має.

Для товариства (довірителя):

1. Витяг (виписка) з Єдиного державного реєстру юридичних осіб.
2. Статут товариства в чинній редакції.
3. Наказ (протокол) про призначення керівника або документ про повноваження іншої особи, яка підписує довіреність.
4. Паспорт та РНОКПП особи, яка підписує документ.

Для представника (повіреного):

1. Паспорт громадянина України або документ, що його замінює.
2. РНОКПП (ідентифікаційний код).
3. Дані про посаду повіреного, якщо він працівник товариства.

Обов’язкова структура довіреності

Порядок розкриття інформації у довіреності визначає чинний Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (наказ Міністерства юстиції N0001323-14 від 22.01.2014). У тексті послідовно зазначаються:

• місце і дата складання, без дати документ не породжує жодних наслідків;
• найменування довірителя: повне найменування ТОВ, код ЄДРПОУ, місцезнаходження;
• дані підписанта, уповноваженого видати документ від імені товариства;
• дані представника: ПІБ, місце проживання, паспорт, РНОКПП, посада в товаристві;
• юридичні дії, на які уповноважено повіреного: перелік формулюється конкретно;
• строк дії документа;
• підпис уповноваженої особи і відмітка про засвідчення, якщо документ нотаріальний.

Зразок довіреності у податкову та приклад заповнення

Нижче наведено типову структуру, яку можна використати як основу. Це не уніфікована бланка: закон не встановлює єдиного зразка, критично лише щоб усі обов’язкові реквізити були присутні.

ДОВІРЕНІСТЬ місто Київ, п’ятнадцяте березня двадцять двадцять шостого року Товариство з обмеженою відповідальністю «Приклад», код ЄДРПОУ 00000000, місцезнаходження: м. Київ, в особі директора Петренка Івана Івановича, що діє на підставі Статуту, справжньою довіреністю уповноважує Коваленко Олену Петрівну (паспорт серії АБ №000000, виданий…, РНОКПП 0000000000, зареєстрована за адресою: …), обіймає посаду головного бухгалтера товариства, представляти інтереси товариства у відносинах з органами Державної податкової служби України, а саме: подавати податкову звітність та уточнюючі розрахунки, отримувати податкову звітність з відміткою про прийняття, підписувати та отримувати акти, довідки, вимоги й рішення, подавати пояснення з питань оподаткування. Довіреність видана строком до 31 грудня 2026 року без права передоручення. Підпис: директор ТОВ «Приклад» Петренко І. І.

Розбір реквізитів по кроках:

1. Місто і дата: дата пишеться словами, саме вона визначає початок дії.
2. Довіритель: дані звіряються з витягом з ЄДР і статутом, повноваження директора, «діє на підставі Статуту».
3. Представник: повністю збігається з паспортом, кожна буква має значення.
4. Повноваження: перелік замкнений і конкретний, дії за межами переліку повіреному недоступні.
5. Строк: тут до кінця звітного року, зручно для звітних кампаній.
6. Застереження про передоручення: якщо його немає, повіреному заборонено передавати повноваження далі.

Вимоги до оформлення довіреності

Базова вимога Цивільного кодексу України, це письмова форма. За загальним правилом статті 244–250 ЦКУ не вимагають обов’язкового нотаріального засвідчення для довіреностей на подання звітності, тому простого підпису директора формально досить. Однак на практиці органи ДПС охоче приймають саме нотаріальні документи, а нотаріальна форма знімає суперечки щодо автентичності підпису. Якщо повіреному передаються повноваження, що стосуються розпорядження майном або правочинів, що підлягають нотаріальному посвідченню, засвідчення стає обов’язковим.

Обов’язкові вимоги до змісту: дата складання, ідентифіковані сторони, конкретний перелік дій, строк. Довіреність без дати або без предмета повноважень вважається неоформленою.

Довіреність у документах для Дія Сіті

Логіка представництва через довіреність працює не лише у відносинах з ДПС. Зокрема, для набуття статусу резидента Дія Сіті до пакета документів входять заява про набуття статусу, заява про обрання оподаткування (за бажанням) та довіреність, якщо документи подає представник, а не керівник компанії (джерело: офіційний гайд Міністерства цифрової трансформації, guide.diia.gov.ua, перевірено 13.09.2026). Тобто одна якісно складена довіреність з широким переліком повноважень може закрити одразу кілька адміністративних процедур товариства.

Строк дії довіреності

Строк визначає саме товариство: місяць, звітний квартал, рік. Якщо строк не встановлено, довіреність діє один рік з дня її видачі. Дія припиняється також при відкликанні, відмові повіреного, припиненні юридичної особи-довірителя або смерті фізичної особи-повіреного.

Для звітних кампаній зручно видавати документ до кінця звітного року: одна папка закриває всі періоди.

Довіреність для головного бухгалтера

Головний бухгалтер, це найчастіший повірений ТОВ, тому його довіреність має власну специфіку. Крім подання звітності, варто прямо включити: отримання вимог і податкових повідомлень, підписання актів, подання пояснень і запитів, взаємодію з електронним кабінетом. Чим ширше коло обов’язків бухгалтера, тим детальніше формулюйте перелік: розмиті формулювання типу «вчиняти всі дії» податківці трактують вузько.

Право передоручення повноважень

Передоручення, це передача повіреним своїх повноважень третій особі. За замовчуванням воно заборонене: щоб повірений міг передати частину повноважень, у тексті первинної довіреності має бути прямо вказано право передоручення. У такому разі передоручена довіреність підлягає нотаріальному засвідченню, а її строк не може перевищувати строку дії основного документа. Якщо товариство не зацікавлене у ланцюжках представництва, достатньо написати «без права передоручення».

Сценарій: бухгалтер здає річну звітність

Ситуація: директор ТОВ у відпустці, до 20 лютого потрібно подати річну декларацію про прибуток.

Кроки:

1. Директор готує пакети документів: витяг з ЄДР, статут, наказ про призначення, свій паспорт.
2. Головний бухгалтер приносить паспорт і РНОКПП.
3. Нотаріус складає довіреність з переліком повноважень «подання податкової звітності, отримання з відміткою, підписання актів» і строком до 31 грудня поточного року, керівник підписує.
4. Бухгалтер пред’являє довіреність разом з паспортом у контролюючому органі або використовує її дані при роботі через електронний кабінет.

Результат: представник подає звітність у межах повноважень, документ залишається чинним на решту року, і наступні квартальні подання окремих довіреностей не потребують.

Оформлення довіреності товариством за кордоном

Якщо керівник ТОВ перебуває за межами України, довіреність можна засвідчити в закордонній дипломатичній установі України: консул вчиняє нотаріальні дії за чинним законодавством. Якщо документ складено іноземним нотаріусом, його потрібно легалізувати або засвідчити апостилем, якщо держава учасниця Гаазької конвенції, і перекласти українською. На термін планування закладайте час на легалізацію та переклад, тому при відпустці директора за кордоном вигідніше видати довіреність із запасом строку ще до виїзду.

Пов’язані матеріали

• Довіреності від юрособи